仕事ができる人のメール術① ~ビジュアル編~

ビジネスにおいてメールでのやりとりは必要不可欠です。
だからこそメール作成に頭を悩ませている人は多いでしょう。

「仕事が速い人はどんなメールを書いているのか」というテーマでメール作成のノウハウをモーニング会で伝えたことがあるのですが、このブログを読んでいる人にだけ特別にそのノウハウをお伝えいたします。

今回は「ビジュアル編」です。



※今回例えで出てくる話は全て私の好み・主観です。

メール作成で大切なこと

さて、メールを作成する上で大切なことはなんでしょうか?

文章力?語彙力?作成スピード?

もちろんそれらも大切ですが、個人的には「ビジュアル」が大切だと思っています。
もし、メールのやりとりをしていて、なかなか返信をもらえないという悩みを持っている方はビジュアルを見直してみるといいかもしれません。

どういうことかと言うと、適切な箇所で改行されているか、1行あたりの文字数が多すぎないかなどの視覚的要素を重視して欲しいんです。
返信をもらえないというのは、そもそもメールが読まれていない可能性があります。

まずはメールを読んでもらうために、メールを一目見ただけで、「読みたい」と思わせることが重要です。

街中ですごく綺麗な女性が歩いていたとしましょう。
目鼻立ちがはっきりとしていて、背筋はピンと伸び、清潔感もあるような方です。

そんな方を一目見たら、ずっと見つめていたいって自然と思いますよね。
それと一緒です。

ビジュアルが綺麗なメールは自然と読みたくなるのです。


ビジュアルを工夫する

じゃあ、どうやってビジュアルを綺麗にするのか。具体的に見ていきましょう。

■文章のまとまりごとに塊をつくる
スペースも無く、改行もされていないメールは非常に読みづらく、一瞬で読む気が無くなってしまいます。
「読みたい」と思わせるためには改行を上手く使い、文章のまとまりごとに塊をつくりましょう。

改行の目安は20~30文字程度です。
塊をつくることによって読みやすくなるのはもちろんのこと、そのメールの要点がパッと見ただけで伝わりやすくなります。

男性は女性を見る時にパーツごとに見たりしますよね。
顔、胸、お尻、足。それと一緒です。
人によって「〇〇フェチ」もありますが、私が何フェチかはここでは伏せておきます。


■漢字を多用しない
ビジネスメールだからといって、無理に漢字を使っている人はいませんか?
確かにひらがなだらけだと「この漢字も分からないのか」と思われてしまうかもしれませんが、ひらがなでも良いものまで漢字にする必要はありません。

「御対応有難う御座います」よりも「ご対応ありがとうございます」の方が読みやすく良い感じです。漢字だけに。

漢字を多用してしまうとそれだけで読みづらくなってしまうので、ひらがなと漢字をバランスよく使いましょう。

かつて「ヤマンバギャル」という派手なメイクをしていた方もいますが、あそこまでメイクをする必要は無いですよね。それと一緒です。

個人的にはナチュラルメイクが好きです。
その方の素材を活かすようなメイクが素敵だと思います。


■箇条書きを使う
箇条書きにできる内容なのに文章で長々と書いているメールをたまに見ますが、あれはすごく読みづらいです。

一文が長くなれば長くなる程、読みづらくなり、読んでもらったとしても相手の理解度を低くすることに繋がりますので、箇条書きを使ってすっきりさせましょう。

女性に好きなタイプを聞いた時に長く説明されるよりも「○○な人」と言ってもらった方が分かりやすいですよね。それと一緒です。

ちなみに私の好きなタイプは「フィーリングが合う人」です。


■目的から伝える
ビジュアルからはちょっと逸れてしまうかもしれませんが、目的から伝えることで相手に読んでもらえる可能性はグッと高くなります。

「日程調整に関するご連絡です」や「○○の案件の進め方についてご相談です」といった、そのメールを送った目的を最初に持ってくることで受け手とメールの主題を共有することが出来ます。

その目的を最後に持ってきてしまうと本題に入る前に「何言ってるか分からないから読まないでおこう」ということにもなりかねません。

それはすごくもったいないので、受け手のメールの優先度を上げてもらうためにも目的から伝えましょう。

女性とのデートも「今日はパルコシティに行こう」と目的地から伝えた方が分かりやすいですよね。それと一緒です。

「今日は58号線からいえらぶ琉球の前を通って、西海岸道路に降りて~」とひたすら道順を伝えてから目的地を伝えようとしたら、「どこ行くか分からないからデート辞めよう」ということにもなりかねません。


ビジュアルが工夫されたメールはクレオパトラのように美しい
(クレオパトラ見たこと無い)

ラブレターを書こう

ビジュアルの工夫法について見てきましたが、やることが多すぎると困惑している人もいるかもしれません。
そんな人はぜひ、好きな人へのラブレターだと思ってメールを作成してみて欲しいです。

クライアント様でも社内の人でも好きな人だと思いましょう。
そうすれば、ラブレターを読んでもらいたい一心で自ずとビジュアルは工夫されるはずです。

受け手のことを考えて、思いやりをもってメールを作成しましょう。

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甘いものに目がない。
資料などの見直しが甘い時にスイーツの甘さに例えて指摘することにハマっている。
「ガトーショコラのように甘いよ」