仕事ができる人のメール術②　～即レス編～

ビジネスにおいてメールでのやりとりは必要不可欠です。
だからこそメール作成に頭を悩ませている人は多いでしょう。
「仕事が速い人はどんなメールを書いているのか」というテーマでメール作成のノウハウをモーニング会で伝えたことがあるのですが、このブログを読んでいる人にだけ特別にそのノウハウをお伝えいたします。

今回は「即レス編」です。

返信をもらうためには

今回は「即レス編」ですが、こちらが即レスするためのノウハウではなく、相手から即レスをもらうためのノウハウとなっております。

相手からメールの返信をもらえなくて、仕事が進まないという経験をしたことがある方もいるでしょう。
相手がメールを返せる状況に無いということも考えられますが、そもそも送ったメールが読まれていないかもしれません。
そう。メール返信がもらえないのは、メールの送り手に原因がある可能性があるのです。
「読みたい！」、「読まなくちゃいけない！」と思ってもらえるような内容になっていないことで読まれていないのかもしれません。

そう思ってもらえるためのノウハウをひとつずつ見ていきましょう。

相手に興味を持つ

「読みたい！」、 「読まなくちゃいけない！」と思ってもらえるためには、そのメールに興味を持ってもらう必要があります。
そこでまずやることとしては自分から相手に興味を持つことです。
具体的には相手の情報を集めることから始めましょう。

合コン終わりにお礼LINEが届いたのを思い浮かべてみてください。
「本日はありがとうございました」だけの当たり障りのない内容よりも、お礼に加えて自分の趣味についても触れられた内容の方が読みたくなり、LINEを返したくなりませんか？

それと同じで自分のことについて触れられた内容のメールは読みたくなって、返したくなるはずです。

日程調整についてのメールの返信が無く、商談のアポイントがなかなか確定できないという悩みを持っている方もいるでしょう。
その場合、その商談の内容に相手が魅力を感じていない可能性があります。
それは相手の興味の無い内容、言ってしまえば求めていない情報を提案してしまっているということになります。
相手がどういったことに興味を示すのか、どういった情報を欲しているのか知るところから始める必要があるのです。
まずは相手に興味を持ちましょう。

相手の会社がどんなことをしているかは自社ホームページから知ることが出来るでしょうし、SNSから相手の状況もある程度分かるようになっています。
そこから得た情報をメールの中に含めてみたり、その人がどんな人かを想像して興味を持ってもらえるような文章を作ることで、スムーズに商談のアポイントを確定することが出来るかと思います。

ただ、初めて接する方の情報収集をし過ぎるとストーカーかと思われてしまうので注意が必要です。

開封したくなる件名にする

相手のことに触れた内容になっていても、そもそも本文を見てもらえないと意味がありません。
メールでのやりとりがメインという人は1日に何十通ものメールが届くことでしょう。
そんな状況であればメールを見落とされるということにもなりかねません。
そこで重要視して欲しいのが件名です。
メールの受け手が「このメールは私宛てのものだ」と自分事と捉えてもらえるような件名にするのが賢明です。

■開封してもらえる件名の例
×　ご提案
〇　自社ホームページからの集客に関するご提案

×　お礼
〇　セミナーご参加のお礼

上記の例を見てもらうと分かると思いますが、ただの「ご提案」や「お礼」だけの件名のメールは自分事と捉えてもらいにくいです。
それとは対照的に例えば、自社ホームページからの集客に力をいれている会社様が「 自社ホームページからの集客に関するご提案 」という件名のメールを見たら速攻で開きたくなると思います。

ここで気を付けて欲しいのが「※重要」や「※要返信」といったフレーズを件名に入れてしまうことです。
確かにそういったフレーズを入れたら自分事として捉えてもらえるかもしれませんが、「そちらの都合を優先させるな！」と相手を不快にさせてしまう可能性があるからです。(私は思ってしまいます。)
そうではなく、例に挙げたように相手が注目したくなるような件名にした方が良いです。

それでも返信が無い時は

相手に興味を持ち、件名を工夫したとしてもメールが返ってこない時があります。
どうしても返信が必要な時は催促しないといけませんが、催促メールを送るのは気が引けるでしょう。
書き方によっては相手に失礼に思われてしまうため、文面を考えるのに時間をかけ過ぎてしまうという方もいるかもしれません。

そんな方々のために催促メールを送る際に気にして欲しいことをお伝えします。
それは「相手を追い詰めない」ということです。

「こちらのメールについてまだご返信いただけていません。なるべく早くご返信をお願いできますでしょうか。」

これは相手を追い詰めてしまっているメールですが、こんなメールが来たらどう思いますでしょうか。
「返信していなかった！」とハッとしてくれる方もいるかもしれませんが、「忙しいのに催促してくるなんて失礼な奴だ！」と思う方もいるかもしれません。

催促メールはこのような相手を追い詰めるような内容ではなく、上手く枕詞を使いながら催促感を無くしましょう。

「書き方が悪く分かりづらかったかもしれませんので、改めてご連絡いたしました。」
「入れ違いのご連絡となっていたら申し訳ございません。こちら側で返信が確認できなかったので、念のため確認のご連絡でございます。」

このような内容でしたら催促感が無くなり、「返信してなかったのはこちらなのに悪いことをしたな」と返信をもらいやすくなると思います。

ラブレターを書こう

即レスをもらうためのノウハウを見てきましたが、共通して言えるのは相手を思いやるということです。
第1弾でも話したように メールは好きな人へのラブレターだと思って作成すると良いでしょう。
そうすれば自然と相手を思いやるメールになるはずです。